成都的王经理最近给我留言说,他现在遇到了一个很大的麻烦。他所管理的项目经过千辛万苦的努力已经接近尾声。但是在他们自己检查的过程中发现了一个小问题需要修改。但是为了修改这个小问题,又涉及到另外两个部门的三四个员工的以前工作也需要相应的修改。总共大约要两周的时间。但此时,这两个部门的员工都在忙着他们的本职工作。而且大家对这个小问题的认识也不尽相同,所以大家都没有下定决心来修改这个小问题。因而问题一拖再拖,本来可以按时完成的项目,现在却很难产。
对王经理来说确实很遗憾,在项目快要结束的时候遇到变更,这确实是对项目团队的一个很大的挑战。
一般情况下,管理较为正规的公司都会有变更控制流程和CCB(变更控制委员会)。那么这个时候只需要走流程就好了。比如,一般都会有:变更申请,影响评估,方案评估,专家审批,跟踪风险等等。
但是在现实的工作中,如果公司比较小,没有正规的变更控制流程,那么我们怎么办呢?
首先,项目内部变更评估:
项目团队的内部,特别是技术部门,要对项目的变更做出相应的评估。变更的评估包括:变更范围(包括时间和成本)、技术方案、风险评估等。这样的内部评估,不单是对变更有了一个认真的思考,统一内部的想法。同时也会形成一个正式的解决方案,为下一步报批或与相关项目干系人进行沟通时,起到一个重要文档的作用。
第二,项目外部干系人评估:
召开项目沟通协调会,请相关的项目干系人,针对《项目内部变更评估》进行讨论、审查。
这个相关项目干系人包括:单位领导,相关联的部门,用户或客户等等。根据变更的大小,来决定哪些项目干系人适合参加这个项目沟通协调会议。会上主要要讨论项目变更的方案,时间范围影响,和风险管理的方法等。
这个项目协调会的决议就事情后项目组的工作。
从成都王经理的案例描述,他就是没有召开这个项目协调会,导致其他部门不太配合他的变更工作,进而项目不能收尾。
最后一点技术性的处理小技巧:如果这次变更不做,也能够满足合同的规范要求,客户是可以在某种程度上接受项目的产出,那么就可以把这次的变更放到今后的版本中去修改,不要影响项目的正式结束时间。很多情况下项目正式结束的时间,对于客户和公司来说是非常重要的一个指标。而项目的后续修改工作,是可以接受的一种方案。这一点是在实战中经常用到的非正规手法,仅供参考。
笑话时间:
昨天晚上去KTV,想不花钱唱几首歌。
结果误打误撞进了一个888豪华房间。
我进去一看啊,全特么是光膀子大汉啊!
大汉:是不是玩真心话大冒险输了,来这儿唱个歌?
我:……是啊
大汉:来!走一个!然后我开始唱了,期间各位大哥都给我酒喝,唱完了还给我鼓掌让我再来一个,我心想这么好啊!
然后就没有拘束的放开喝,放开了唱……
凌晨三点。
服务员过来把我摇醒说:先生醒醒,麻烦你把账结一下,嗯,一共三千八!
~尼玛丶其他人呢?
项目范围没有控制好,结果会很惨。